Tehtävälistan kirous

On monia neuvoja, jotka kuulostavat päällisin puolin hyviltä, mutta eivät käytännössä toimi. Tai vain pahentavat tilannetta tietyillä yksilöillä luonteesta riippuen.

Yksi sellainen on tehtävälistat.

Mm. monissa lehtiartikkeleissa psykologi neuvoo, että jos päässä on kaaosta, niin tämä auttaa: ”Teepä itsellesi tehtävälista ja katso siitä. Kun kirjoitat tehtävät ylös, niitä ei tarvitse enää vatvoa päässä.”

Tämä voi mennä aivan pieleen. Kuten minulla jo mennyt monta kertaa.

Ensinnäkin luonnostaan rakastan listoja ja teen sellaisia järjestääkseni ja muistaakseni asioita. Tiedän siis kyllä, että niitä voi tehdä. Ideaa ei tarvitse minulle myydä uutena, vaan se on luontaista. Toisekseen henkilökohtaiset to do -listat voivat ajaa minut raiteiltaan ja stressata kohtuuttomasti. 

Minulla oli monen vuoden ajan sellainen käytäntö, että pidin muistikirjaa, johon listasin kaikkea, mitä piti tai halusin tehdä. Ja vedin yli ne, jotka oli saatettu päätökseen. Tehtäviä kertyi sinne helposti monta sivua. Ja katselin ja selasin niitä usein. 

Ongelma oli se, että aina oli liian vähän aikaa tai intoa saada ne tehtävät tehtyä. Ne kaikki. Eihän se lista koskaan loppunut. Keksin uusia tehtäviä sitä mukaa kun sain jonkun tehtyä. Lista piteni vain, vaikka ajoittain kuinkakin ahkerasti kävin niitä läpi ja suoritin.

Tein myös jakoja yrittääkseni helpottaa tilannetta ja stressitasoa: Nämä ovat oikeasti tärkeitä ja nämä taas ovat vain ideoita, ei yhtään välttämättömiä tehdä koskaan. Näillä asioilla on joku deadline ja joku muu odottaa niiden valmistumista, ja näillä taas ei ole mitään väliä eikä merkitystä vaikka odottaisin vuoden. Kirjoitin ne vain siksi ylös, ettei hauska päähänpisto unohdu kokonaan.

Mutta kun se tärkeysjärjestys ei auta mitään minun päälleni. Jos listalla on tekemättömiä tehtäviä, niin en saa rauhaa, en saa levätä, en saa istua ja lukea lehteä. Vaan pitää ensin plärätä listat läpi, että onko siellä jotain, minkä voisin hoitaa pois juuri nyt tai tänään tai tänä iltana. 

Asetin sieltä jatkuvasti tavoitteita ja odotuksia itselleni, että koita nyt saada ainakin nämä kolme pois tänään. Ja sitten jos ei yhtään huvittanut, niin ahdisti. En pystynyt rentoutumaan, kun en ollutkaan suorittamassa listaa 100% vapaa-ajastani. Mikään suoritus ei riittänyt. Vaikka sain useita tehtäviä vedettyä yli, niin aina oli vielä jotain, jota vaadin lisää itseltäni ja joka jäi kaivertamaan.

Joskus, kun lista alkoi näyttää hallitsemattoman laajalta, kirjoitin tehtävien viereen aika-arvion, kauanko luulen, että tämän hoitaminen kestää. Sitten voi katsoa, mikä on edes realistista arki-iltana, ja yrittää suunnitella kombinaatioita. Jotkut olivat kymmenen minuutin hommia. Mutta jotkut oikeasti jotain kolmen tunnin projekteja, jotka alkavat varusteiden hankkimisella kaupasta, jonne en ehdi koskaan. 

Sitten masensi vain, etten millään ehdi tehdä useaa kolmen tunnin hommaa pois arki-iltana, koska töiden jälkeen nyt vain on rajoitetusti aikaa ennen nukkumaanmenoa. Ja jos kasasin niitä pitkiä tekoja lauantaille, niin viikonloppuhan ahdisti jo etukäteen. Mitä rentouttavaa teet viikonloppuna? No, yritän suorittaa ainakin neljä isoa tehtävää pois loputtomalta 35 tehtävän suorituslistaltani!

Se vei minut jatkuvaan stressiin. Ei todellakaan ole niin, että kun ne asiat ovat listalla, niin sitä ei tarvitse ajatella. Ajattelin sitä koko ajan. Osasin listan ulkomuistista ja pyörittelin tehtäviä jatkuvasti mielessäni ja selasin sitä myös usein, stressaten kaikesta, mikä siellä kasaantui. Ahdistuin töissä toimistollakin, kun en voinut olla sen sijaan kotona suorittamassa paria tehtävää pois.

Se täysin esti minua elämästä hetkessä, saamasta lupaa rentoutua, ja kehitti huippuunsa sen muutoinkin joskus vallitsevan tunteen, että elämä on pelkkää suorittamista eikä mitään hauskaa mahdu väliin.

Eivät minua auttaneet omat vakuutteluni, joita kirjoitin siihen isolla, että huom. tämä on vain hassu idea eikä mikään pakko tehdä! Kun se on listalla, niin se ON pakko. Se kummittelee siellä jokaikinen päivä ja jokaikinen yö.

Jossain kohtaa vihdoin tajusin, että ehkä minun pitäisi lakata kirjoittamasta listoja ylös. Olla vapaa. 

Jos jokin asia on tärkeä, niin kyllä se sieltä nousee taas ajatuksiin. Tai mieheni muistuttaa, jos on yhteisiä aikeita. Ja aikataulutetut asiat ja tapaamiset tietysti hoidetaan silloin kun niiden sovittu hetki koittaa.

Lisäksi oikeassa elämässä on dynaamisuus: Listalla roikkui usein joitakin asioita, joiden tekemiseksi en koskaan ryhtynyt toimeen - ja miksi, koska se irrallinen idea olikin jo kulunut eikä enää tavoiteltava. Välillä oli jokin asia, jota ei tarvita ollenkaan, ja pyyhin sen lopulta tekemättömänä pois, koska mielipiteeni ja mielihaluni ideaa kohtaan muuttui enkä halunnut sitä ollenkaan enää.

Nykyään minulla ei ole vakilistaa, mutta kyllä väliaikaisia tietokoneella tai joskus lapulla. Ne on tarkoitettu sellaisiksi lyhytaikaisiksi, että nämä aion ihan oikeasti tehdä kahdessa päivässä, joten listaan osaset muistin tueksi, jotta teen ne kaikki. Ja sitten teen kaiken ja sitten heitän listan pois ja yritän olla kirjoittamatta uutta.

Ideaalitilanne olisikin, jos aina pystyisi ja ehtisi hoitaa mieleen tulevan tehtävän heti saman tien pois. Tarttua toimeen. Tee äläkä mieti. Se ei edes ehtisi listalle, kun se olisi jo tehty. Mutta arjen työt ja muiden velvollisuuksien aikataulut eivät tässä pelitä.

Poikkeuksia toki on. Jotkut listat ovat positiivisia apuvälineitä.

Esim. johonkin retkeen tai matkaan liittyviä valmistelulistoja teen. Ne käydään läpi sitten kun pitää varailla asioita tai pakata, ja siihen ne toimivat. 

Ja töissä minulla on toistuvien tehtävien lista, jotta muistan ajatella kaikkia osa-alueitani aina välillä. Jostain syystä se lista ei ahdista, vaan käytän sitä dynaamisesti. No, moni asia onkin riippuvainen muista henkilöistä ja osastoista tai toistuu vain kerran kuussa, joten en saisi niitä ”suoritettua pois” millään ilveellä kerralla vaikka itkisin, jos asia ei vain ole edennyt siihen vaiheeseen olosuhteiden mukaisesti; ne ovat syklisiä tapahtumia, joilla on oma aikansa, ja väliaikana ne voi ja pitää oikeasti unohtaa.

Ja itselle tehdyt käyttöohjeet ovat loistavia. Kirjoitan töissä mielelläni kaikista monivaiheisista prosesseista itselleni tarkat muistiinpanot. Sittenpä en ole eksyksissä seuraavalla kerralla. Jos teen jonkin homman vaikkapa vain lomasijaisuutena ja ehtii kulua puoli vuotta ennen kuin se tulee taas eteen, niin taatusti olen unohtanut oikeat toimintatavat siihen mennessä. Olen joka kerta iloinen siitä, että olen kirjannut vaiheet ylös.

Mutta odotuksia täynnä olevat tehtävälistat omalle itselle ja omalle vapaa-ajalle - ei toimi minulla. On pelkkä stressin lähde.

Tarinan opetus ehkä? Hyväkään neuvo ei aina toimi kaikille.